الجزء الرابع
تنسيق المستند
(1) تنسيق الأرقام formating numbers :
تنسيق الأرقام المخصص لأكسيل يسمى general number format ولكن يمكن تغييره ليظهر بأى شكل أخر سواء عند بداية إنشاء صفحة البيانات أو بعد بناء صفحة البيانات .
أ- إستخدام الفاصلة والعلامة العشرية :
ـ
التى توضع بين الألوف فى الأرقام الكبيرة لتسهيل قراءتها :-
(1) أفتح المستند (sales3.xls) وغير أسمه للتدريب .
(2) أختر الخلية (c9) حتى (f14) وعلم المنطقة .
(3) أفتح قائمة format من سطر القوائم ثم أختر أمر number .
(4) من خانة calegory أختر number .
(5) من خانة format code أختر#,##..,.(الأختيار الرابع).لاحظ أن خانة sampleتظهر نموذج لأختيارك.
(6) ok أو الأدخال فتعود للصفحة وترى التعديل .
ملحوظة :ـ
للتراجع عن هذا التعديل . أفتح قائمة edit ثم أختر أمر undo number .
(2) ضبط محاذاة الخلايا aligning cell contents :
يقصد بها محتويات الخلايا مثل (عناوين الأعمدة ) ولضبط المحتويات يتم الأتى :-
[أ] خلية واحدة أو مجموعة خلايا :
1- أختر الخلية رقم (a7) إلى (f7) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر (alignment) فيفتح مربع حوار به (3) خيارات .
(أ) horizontal لأختيار المحاذة المناسبة (يمين - يسار - وسط - ألخ) مع أختيار إتجاه محتويات الخلايا الأفقية (أى بعرض الخلية ) .
(ب) vertical لأختيار المحاذاة المناسبة (أعلى - أسفل - وسط) مع أختيار إتجاه محتويات الخلايا رأسياً (أى بطول الخلية) .
(جـ) orientation توضح إتجاه الكتابة حسب الوضع المختار .
3- من قسم horizontal أختار center ثم ok أو الأدخال فيتم ضبط فى المنتصف
ملحوظة :ـ
فى شريط الأدوات المعيارى هناك 3 أدوات للمحاذاة يمين،يسار،ووسط .
[ب] ضبط عنوان رئيسى داخل مجموعة خلايا :
1- علم الخلية (a3) إلى (f5) .
2- أفتح القائمة المختصرة .
3- أختر أمر alignment .
4- من قسم horizontal أختر center across selection ومعناه ضبط محتويات الخلايا فى الوسط بعرض الخلايا المختارة
5- ok أو الأدخال وبذلك تم ضبط العنوان الرئيسى وسط الأعمدة من (a إلى f )
ملحوظة :
يوجد فى شريط الأدوات الرمز لضبط العنوان وسط مجموعة خلايا .
[جـ] ألتفاف النص داخل الخلية :
عندما يزيد النص داخل خلية فلابد من أظهاره حسب حجم الخلية كالتالى :-=
لأظهار عبارة إجمالى المبيعات كلها داخل العمود الأول :
1- أنقل المؤشر للخلية a14 .
2- أفتح قائمة format وأختر أمر column width يظهر مربع حوار .
3- أختر المربع أمام الأختيار use standard width فتظهر علامة ثم ok أو الأدخال .فتعود الخلية للوضع التلقائى .
4- أفتح format ثم أختر أمر alignment وأختر wrap text تظهر .
5- ok أو الأدخال تلاحظ ظهور العبارة بالخلية على سطرين داخل الخلية .
(3) تغيير خطوط الكتابة changing fonts :
[أ] تكبير خط الكتابة :
1- أختر الخلية (a3 إلى f5 ) .
2- أظهر القائمة المختصرة .
3- أختر font يظهر مربع حوار أختار منه ما يناسبك ويظهر فى sample (مقاس شكل نوع) الخط المراد ثم ok أو الأدخال .
ملحوظة :
يتم ضبط أرتفاع السطور لتلائم الخط المختار عند اللزوم .
[ب] تغيير الخط من شريط الأدوات :
1- حدد المنطقة .
2- تغميق الخط .
3- تكبير خط للمقاس التالى .
4- تصغير خط للمقاس السابق .
(4) إضافة البراويز والخطوط underline and outline cells :
[أ] إضافة الخطوط تحت النص :
1- أختر الخلية من (a7 إلى f7 ) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر border يظهر مربع حوار يشتمل على (3) خيارات :-
أ- قسم border = لتحديد مكان البرواز أو الخط .
ب- قسم style = لأختيار شكل البرواز أو الخط .
جـ- قسم color = لأختيار الألوان .
3- ok فترى الخط الجديد .
[ب] إضافة البراويز :
1- أختر الخلايا من (a14 إلى f14 ) .
2- أظهر القائمة المختصرة .
3- أختر border يظهر مربع حوار .
4- من قسم border أختر outline .
5- من قسم style أختر .
6- ok أو الأدخال ترجع للمستند بعد إضافة برواز مزدوج حول المنطقة المعلمة .
(5) أختار تنسيق جاهز using automatic formating :
يشتمل أكسيل على 14 نوع من الأنساق جاهزو تسمى هذه العملية (التنسيق التلقائى ) إذا لم تكن تعرف كيف تختار التنسيق المناسب للمستند .
خطواته هى :
1- أختر الخلايا من ( a7 إلى f14 ) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر (autoformat) يظهر مربع حوار به قسمين :-
الأول = table format = 14 تنسيق جاهز .
الثانى = sample = عرض شكل التنسيق المختار .
3- من القسم الأول أختار classic(2) فيظهر فى sample .
4- ok أو الأدخال تشاهد التنسيق المختار للمستند .
(6) إنشاء الأنماط وأستخدامها using style :-
النمط (style) هو مجموعة أنساق مختلفة لخلية أو مجموعة خلايا لتوفير الوقت ويشتمل النمط على جزء أو كل مما يلى :-
1- الأرقام numbers .
2- البراويز borders .
3- خطوط الكتابة fonts .
4- محاذاة الكتابة aligument .
5- الظلال patterns .
6- الحماية protection .
كيفية إنشاء النمط creating a style :
لإنشاء نمط جديد لرأس المستند يشتمل على (خط وقاس مختلفين ويظهر وسط الصفحة ) كالتالى :-
1- أفتح مستند monstmt.xls وغير أسمه وخزنه (للتدريب) .
2- أفتح قائمة format ثم إختر أمر style فيظهر مربع حوار به النمط التلقائى (normal) .
3- أختار أمر define يمدد مربع الحوار ليظهر خانات جديدة .
4- أكتب أسم (رأس) مكان normal ويصبح أسم لنمط جديد .
5- من خانة style includes أطفى الأختيارات الموجودة أمام كل من [ number , border,pattern,protection] فتختفى علامة وتظهر الأوامر المناظرة لها فى خانة change باهتة .
6- من خانة change أختار font فيظهر مربع حوار font أختار منه مواصفات الخط .
7- من خانة change أختار alignment يظهر مربع المحاذة أختار منه (center accross selection) .
8- أختار أمر add فيتم إنشاء النمط وإضافة أسمه إلى قائمة الأنماط الموجودة .
9- أختر ok أو الأدخال .
أستخدام النمط :
يتم تطبيق النمط على أى منطقة بأختيار أسمه من قائمة أسماء الأنماط التى تظهر فى شريط الأدوات أو من قائمة الأسماء فى مربع style .
خطوات الأستخدام :
1- أختر الخلايا الواقعة فى المدى (b2:d4) .
2- من شريط الأدوات أفتح مفتاح أسم النمط تظهر قائمة بأسماء الأنماط الموجودة .
والأنماط الأتية هى الموجودة :-
أ- = comma إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر وتظهر الفاصلة بين 3 خانات مثلا الرقم 4123 يظهر هكذا 4.123 .
ب- = comma (o) إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر مع تقريب الأرقام العشرية ، وتظهر الفاصلة كل 3 خانات أيضا مثلا الرقم 4123.67 يظهر هكذا 4.124 .
جـ- = currengcy إضافة رمز العملة-حسب الدولة المختارة لنظام ويندوز-وخانتين بعد العلامة العشرية للرقم-بالأضافة إلى إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر-مثلا الرقم 1000 يظهر هكذا ج.م 000.00 ،1 إذا كانت الدولة المختارة هى مصر أو هكذا $1,000.00 إذا كانت الدولة أمريكا .
د- = currency (o) إضافة رمز العملة -حسب الدولة- وفاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر مع تقريب الأرقام العشرية مثلا:
الرقم 1000.67 يظهر هكذا ج.م 001،1 مصر وهكذا 1,001 إذا كانت أمريكا .
هـ- normal = أستخدام النمط العادى لأظهار الأرقام والحروف بالشكل الذى نستخدمه عند فتح مستند جديد مثلا الرقم 1000 يظهر 1000 .
و- = percent ضرب الرقم فى مائة وإضافة رمز % إليه مثلا الرقم 55 يظهر 55% .
3- أختر رأس يتغير الشكل حسب النمط .
4- غير أرتفاع السطور إذا لزم الأمر .
ملحوظة :
يمكن تغيير النمط بإختيار style من قائمة format ثم إختيار أسم النمط من خانة style frame .
(7) إظهار الأرقام السالبة باللون الأحمر :ـ
1- أختر الخلايا من (c10 إلى d14 ) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر number .
3- أختر #, # # 0 ; [red] - # , # # 0
4- أختر ok أو إضغط الأدخال .
5- يظهر الرقم السالب فى المنطقة باللون الأحمر .
( إنشاء تنسيق خاص جديد للأرقام :ـ
1- أختر الخلية c8 .
2- أختر أمر number من القائمة المختصرة يظهر المربع number format .
3- وجه المؤشر للمستطيل الموجود أمام خانة code وعندما يتحول إلى (ip) أنقر مزدوحا داخل المستطيل فيضاء الكود الموجود بداخل المستطيل .
4- أكتب # # # - # # - # # # ثم الأدخال فيتم إضافة الشكل للموجود ومعناه أن الرقم سيظهر [ 3 خانات ثم شرطة ثم خانتين ثم 3 خانات ] .
5- أختر أمر number مرة ثانية من القائمة المختصرة , يظهر مربع number format وفيه تلاحظ أن الكود الجديد يظهر ضمن الأشكال الموجودة لتنسيق الأرقام .
6- أختر cancel فتعود للمستند .
التحكم فى شكل التاريخ :
من قائمة format أختار أمر number ستجد بداخله مجموعة مستقلة لأشكال التاريخ والوقت مثل :-
رمز التاريخ الشكل الذى يظهره
d/mm/yy 1/03/95
d-mmm-yy 1-mar-95
mmm-yy mar - 95
d/mm/yy h:mm 1/mar/95 5:20
[/size]
تنسيق المستند
(1) تنسيق الأرقام formating numbers :
تنسيق الأرقام المخصص لأكسيل يسمى general number format ولكن يمكن تغييره ليظهر بأى شكل أخر سواء عند بداية إنشاء صفحة البيانات أو بعد بناء صفحة البيانات .
أ- إستخدام الفاصلة والعلامة العشرية :
ـ
التى توضع بين الألوف فى الأرقام الكبيرة لتسهيل قراءتها :-
(1) أفتح المستند (sales3.xls) وغير أسمه للتدريب .
(2) أختر الخلية (c9) حتى (f14) وعلم المنطقة .
(3) أفتح قائمة format من سطر القوائم ثم أختر أمر number .
(4) من خانة calegory أختر number .
(5) من خانة format code أختر#,##..,.(الأختيار الرابع).لاحظ أن خانة sampleتظهر نموذج لأختيارك.
(6) ok أو الأدخال فتعود للصفحة وترى التعديل .
ملحوظة :ـ
للتراجع عن هذا التعديل . أفتح قائمة edit ثم أختر أمر undo number .
(2) ضبط محاذاة الخلايا aligning cell contents :
يقصد بها محتويات الخلايا مثل (عناوين الأعمدة ) ولضبط المحتويات يتم الأتى :-
[أ] خلية واحدة أو مجموعة خلايا :
1- أختر الخلية رقم (a7) إلى (f7) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر (alignment) فيفتح مربع حوار به (3) خيارات .
(أ) horizontal لأختيار المحاذة المناسبة (يمين - يسار - وسط - ألخ) مع أختيار إتجاه محتويات الخلايا الأفقية (أى بعرض الخلية ) .
(ب) vertical لأختيار المحاذاة المناسبة (أعلى - أسفل - وسط) مع أختيار إتجاه محتويات الخلايا رأسياً (أى بطول الخلية) .
(جـ) orientation توضح إتجاه الكتابة حسب الوضع المختار .
3- من قسم horizontal أختار center ثم ok أو الأدخال فيتم ضبط فى المنتصف
ملحوظة :ـ
فى شريط الأدوات المعيارى هناك 3 أدوات للمحاذاة يمين،يسار،ووسط .
[ب] ضبط عنوان رئيسى داخل مجموعة خلايا :
1- علم الخلية (a3) إلى (f5) .
2- أفتح القائمة المختصرة .
3- أختر أمر alignment .
4- من قسم horizontal أختر center across selection ومعناه ضبط محتويات الخلايا فى الوسط بعرض الخلايا المختارة
5- ok أو الأدخال وبذلك تم ضبط العنوان الرئيسى وسط الأعمدة من (a إلى f )
ملحوظة :
يوجد فى شريط الأدوات الرمز لضبط العنوان وسط مجموعة خلايا .
[جـ] ألتفاف النص داخل الخلية :
عندما يزيد النص داخل خلية فلابد من أظهاره حسب حجم الخلية كالتالى :-=
لأظهار عبارة إجمالى المبيعات كلها داخل العمود الأول :
1- أنقل المؤشر للخلية a14 .
2- أفتح قائمة format وأختر أمر column width يظهر مربع حوار .
3- أختر المربع أمام الأختيار use standard width فتظهر علامة ثم ok أو الأدخال .فتعود الخلية للوضع التلقائى .
4- أفتح format ثم أختر أمر alignment وأختر wrap text تظهر .
5- ok أو الأدخال تلاحظ ظهور العبارة بالخلية على سطرين داخل الخلية .
(3) تغيير خطوط الكتابة changing fonts :
[أ] تكبير خط الكتابة :
1- أختر الخلية (a3 إلى f5 ) .
2- أظهر القائمة المختصرة .
3- أختر font يظهر مربع حوار أختار منه ما يناسبك ويظهر فى sample (مقاس شكل نوع) الخط المراد ثم ok أو الأدخال .
ملحوظة :
يتم ضبط أرتفاع السطور لتلائم الخط المختار عند اللزوم .
[ب] تغيير الخط من شريط الأدوات :
1- حدد المنطقة .
2- تغميق الخط .
3- تكبير خط للمقاس التالى .
4- تصغير خط للمقاس السابق .
(4) إضافة البراويز والخطوط underline and outline cells :
[أ] إضافة الخطوط تحت النص :
1- أختر الخلية من (a7 إلى f7 ) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر border يظهر مربع حوار يشتمل على (3) خيارات :-
أ- قسم border = لتحديد مكان البرواز أو الخط .
ب- قسم style = لأختيار شكل البرواز أو الخط .
جـ- قسم color = لأختيار الألوان .
3- ok فترى الخط الجديد .
[ب] إضافة البراويز :
1- أختر الخلايا من (a14 إلى f14 ) .
2- أظهر القائمة المختصرة .
3- أختر border يظهر مربع حوار .
4- من قسم border أختر outline .
5- من قسم style أختر .
6- ok أو الأدخال ترجع للمستند بعد إضافة برواز مزدوج حول المنطقة المعلمة .
(5) أختار تنسيق جاهز using automatic formating :
يشتمل أكسيل على 14 نوع من الأنساق جاهزو تسمى هذه العملية (التنسيق التلقائى ) إذا لم تكن تعرف كيف تختار التنسيق المناسب للمستند .
خطواته هى :
1- أختر الخلايا من ( a7 إلى f14 ) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر (autoformat) يظهر مربع حوار به قسمين :-
الأول = table format = 14 تنسيق جاهز .
الثانى = sample = عرض شكل التنسيق المختار .
3- من القسم الأول أختار classic(2) فيظهر فى sample .
4- ok أو الأدخال تشاهد التنسيق المختار للمستند .
(6) إنشاء الأنماط وأستخدامها using style :-
النمط (style) هو مجموعة أنساق مختلفة لخلية أو مجموعة خلايا لتوفير الوقت ويشتمل النمط على جزء أو كل مما يلى :-
1- الأرقام numbers .
2- البراويز borders .
3- خطوط الكتابة fonts .
4- محاذاة الكتابة aligument .
5- الظلال patterns .
6- الحماية protection .
كيفية إنشاء النمط creating a style :
لإنشاء نمط جديد لرأس المستند يشتمل على (خط وقاس مختلفين ويظهر وسط الصفحة ) كالتالى :-
1- أفتح مستند monstmt.xls وغير أسمه وخزنه (للتدريب) .
2- أفتح قائمة format ثم إختر أمر style فيظهر مربع حوار به النمط التلقائى (normal) .
3- أختار أمر define يمدد مربع الحوار ليظهر خانات جديدة .
4- أكتب أسم (رأس) مكان normal ويصبح أسم لنمط جديد .
5- من خانة style includes أطفى الأختيارات الموجودة أمام كل من [ number , border,pattern,protection] فتختفى علامة وتظهر الأوامر المناظرة لها فى خانة change باهتة .
6- من خانة change أختار font فيظهر مربع حوار font أختار منه مواصفات الخط .
7- من خانة change أختار alignment يظهر مربع المحاذة أختار منه (center accross selection) .
8- أختار أمر add فيتم إنشاء النمط وإضافة أسمه إلى قائمة الأنماط الموجودة .
9- أختر ok أو الأدخال .
أستخدام النمط :
يتم تطبيق النمط على أى منطقة بأختيار أسمه من قائمة أسماء الأنماط التى تظهر فى شريط الأدوات أو من قائمة الأسماء فى مربع style .
خطوات الأستخدام :
1- أختر الخلايا الواقعة فى المدى (b2:d4) .
2- من شريط الأدوات أفتح مفتاح أسم النمط تظهر قائمة بأسماء الأنماط الموجودة .
والأنماط الأتية هى الموجودة :-
أ- = comma إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر وتظهر الفاصلة بين 3 خانات مثلا الرقم 4123 يظهر هكذا 4.123 .
ب- = comma (o) إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر مع تقريب الأرقام العشرية ، وتظهر الفاصلة كل 3 خانات أيضا مثلا الرقم 4123.67 يظهر هكذا 4.124 .
جـ- = currengcy إضافة رمز العملة-حسب الدولة المختارة لنظام ويندوز-وخانتين بعد العلامة العشرية للرقم-بالأضافة إلى إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر-مثلا الرقم 1000 يظهر هكذا ج.م 000.00 ،1 إذا كانت الدولة المختارة هى مصر أو هكذا $1,000.00 إذا كانت الدولة أمريكا .
د- = currency (o) إضافة رمز العملة -حسب الدولة- وفاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر مع تقريب الأرقام العشرية مثلا:
الرقم 1000.67 يظهر هكذا ج.م 001،1 مصر وهكذا 1,001 إذا كانت أمريكا .
هـ- normal = أستخدام النمط العادى لأظهار الأرقام والحروف بالشكل الذى نستخدمه عند فتح مستند جديد مثلا الرقم 1000 يظهر 1000 .
و- = percent ضرب الرقم فى مائة وإضافة رمز % إليه مثلا الرقم 55 يظهر 55% .
3- أختر رأس يتغير الشكل حسب النمط .
4- غير أرتفاع السطور إذا لزم الأمر .
ملحوظة :
يمكن تغيير النمط بإختيار style من قائمة format ثم إختيار أسم النمط من خانة style frame .
(7) إظهار الأرقام السالبة باللون الأحمر :ـ
1- أختر الخلايا من (c10 إلى d14 ) .
2- أفتح قائمة format ثم أختر أمر number .
3- أختر #, # # 0 ; [red] - # , # # 0
4- أختر ok أو إضغط الأدخال .
5- يظهر الرقم السالب فى المنطقة باللون الأحمر .
( إنشاء تنسيق خاص جديد للأرقام :ـ
1- أختر الخلية c8 .
2- أختر أمر number من القائمة المختصرة يظهر المربع number format .
3- وجه المؤشر للمستطيل الموجود أمام خانة code وعندما يتحول إلى (ip) أنقر مزدوحا داخل المستطيل فيضاء الكود الموجود بداخل المستطيل .
4- أكتب # # # - # # - # # # ثم الأدخال فيتم إضافة الشكل للموجود ومعناه أن الرقم سيظهر [ 3 خانات ثم شرطة ثم خانتين ثم 3 خانات ] .
5- أختر أمر number مرة ثانية من القائمة المختصرة , يظهر مربع number format وفيه تلاحظ أن الكود الجديد يظهر ضمن الأشكال الموجودة لتنسيق الأرقام .
6- أختر cancel فتعود للمستند .
التحكم فى شكل التاريخ :
من قائمة format أختار أمر number ستجد بداخله مجموعة مستقلة لأشكال التاريخ والوقت مثل :-
رمز التاريخ الشكل الذى يظهره
d/mm/yy 1/03/95
d-mmm-yy 1-mar-95
mmm-yy mar - 95
d/mm/yy h:mm 1/mar/95 5:20
[/size]